Als Arbeitgeber ist es in den letzten Jahren immer wichtiger geworden, Arbeitnehmern mehr Anreize zu bieten, als nur einen Obstkorb und Getränke. Besonders der Faktor Arbeitszeit und Work-Life-Balance hat an Gewichtung erheblich zugenommen. In unserem Artikel haben wir zusammengefasst, welche Möglichkeiten es für Sie als Arbeitgeber gibt, um Mitarbeitenden Geschenke zukommen zu lassen und worauf besonders zu achten ist.
Als Geschenke gelten Sach- oder Barzuwendungen, die typischerweise keine Gegenleistung für die Arbeitsleistung der Mitarbeitenden sind.
Ihre abgabenrechtliche Relevanz erhalten sie durch die Beziehung zu einem Arbeitsverhältnis. Dabei unterscheiden wir
Damit ist klar, dass so ziemlich jede denkbare Zuwendung an Ihre Arbeitnehmer, ob mit oder eben ohne Gegenleistung irgendwie steuerlich zu beachten sind. Selbst die kostenfreie Überlassung von Toilettenpapier im Rahmen der Bereitstellung einer Toilette musste schon zum Gegenstand von Diskussionen im Rahmen der Betriebsprüfung werden.
Wollen Sie Ihren Mitarbeitenden ein Geschenk machen, freuen sich nicht nur diese, sondern auch der Fiskus und die Sozialversicherung, da diese in den meisten Fällen ebenfalls von Ihrer Großzügigkeit profitieren dürfen. Denn selbst wenn Sie das Geschenk ohne Gegenleistung machen, steht es nach Ansicht des Finanzamtes doch in engem Zusammenhang zum vorliegenden Arbeitsverhältnis.
In der betrieblichen Praxis unterscheiden wir Geldgeschenke und Sachgeschenke. Erstere können wir hier vernachlässigen, da sie immer steuer- und damit beitragspflichtig sind. Letztere ergeben steuersystematisch einen sogenannten geldwerten Vorteil aus dem prinzipiell Abgaben zu entrichten sind.
Weil dem Thema der Geschenke innerhalb der Kategorie der geldwerten Vorteile eine besondere Bedeutung zukommt, haben wir es in diesem Text als eigenständiges Kapitel etabliert. Die Ausführungen zu den geldwerten Vorteilen im Allgemeinen finden sich im entsprechenden Kapitel.
Bei den Sachgeschenken unterscheiden wir die folgenden Formen:
Während der Begriff der Aufmerksamkeit im deutschen Sprachgebrauch für eine Vielzahl von Zuwendungen möglich ist, hat er im deutschen Steuerrecht eine ganz besondere und klar definierte Bedeutung.
Danach ist nämlich eine Aufmerksamkeit eine Zuwendung, die für den Arbeitnehmer von wirtschaftlich nicht bedeutendem Interesse ist und lediglich aus einem besonderen und vor allem persönlichen Anlass heraus gewährt wird.
Weil das wirtschaftliche Interesse ein sehr dehnbarer Begriff ist, der bei jedem Arbeitnehmenden individuell zu verstehen wäre, hat man sich auf eine 60-Euro Grenze geeinigt.
Stellt sich als nächstes die Frage, wie oft oder häufig man seinen Mitarbeitenden Aufmerksamkeiten zukommen lassen kann, denn das, was jeder Einzelne so als besonderes Ereignis empfindet, kann sich durchaus außerhalb des Bereichs der Vorstellungen der Finanzverwaltung abspielen.
Nach dieser können Aufmerksamkeiten nur aus Anlass eines besonderen Ereignisses erbracht werden. Was aber ist nun wiederum ein besonderes Ereignis? Machen wir es kurz, nur ganz wenige Ereignisse gelten im deutschen ansonsten ereignislosen Steuerrecht als besonders. Die Klassiker sind:
Bedenken Sie abschließend, dass es sich bei der Aufmerksamkeit in jedem Fall nicht um eine Barzuwendung handeln darf. Akkreditiert sind ausschließlich Sachzuwendungen, gerne auch in Form eines Gutschein- Systems.
Und weil es häufiger nachgefragt wird, abschließend hier noch ergänzend der Hinweis darauf, dass die Aufmerksamkeiten nicht auf die Geringfügigkeitsgrenze angerechnet werden. Dies nicht etwa deshalb, weil die Aufmerksamkeiten steuerfrei wären, sondern weil sie noch nicht einmal als Arbeitslohn zu bewerten sind und daher im eigentlichen Sinne keiner Steuerbefreiungsvorschrift bedürfen.
Bekannt geworden als Benzingutschein bietet die Sachzuwendungsfreigrenze von 50 Euro einen schier unerschöpflichen Spielraum für Sachzuwendungen. Praktisch können Sie darüber alles verschenken, was eine Sache und kein Barlohn ist.
Beachten Sie dabei folgende Regeln:
Der § 37b EStG behandelt die Pauschalierung der Einkommensteuer bei Sachzuwendungen. Pauschalierung in diesem Kontext meint, dass nicht wie üblich der Mitarbeitende Steuern aufgrund seiner individuellen Besteuerungsmerkmale zahlt, sondern der Arbeitgeber bzw. Schenkende diese Steuern pauschal übernimmt. Damit wird das Geschenk für den Empfänger steuerfrei. Dem Privileg der Pauschalierung hat der Gesetzgeber natürlich ein paar Einschränkungen vorausgestellt:
Danach kann jede natürliche und juristische Person, die
erbringt, von der Pauschalierung Gebrauch machen.
Wer kann beschenkt werden
Empfänger von Zuwendungen können eigene Arbeitnehmer des Zuwendenden sowie Geschäftspartner, deren Familienangehörige oder deren Arbeitnehmer sein. Entscheidend ist der betriebliche Anlass. Das bedeutet, dass z.B. das Weihnachtsgeschenk an den nicht im Betrieb beschäftigten Ehepartner nicht nach dieser Vorschrift pauschaliert werden kann.
Zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn
Die „Zusätzlichkeitsvoraussetzung“ für zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbrachte betrieblich veranlasste Zuwendungen nach § 37b Absatz 2 Satz 1 EStG erfordert, dass die Zuwendung zu dem Arbeitslohn hinzukommt, den der Arbeitgeber arbeitsrechtlich schuldet. Eine Gehaltsumwandlung erfüllt diese Voraussetzung nicht.
Damit ist die Option des pauschalierten Sachgeschenks anstelle des Weihnachtsgeldes, auf das ein Anspruch besteht, gestrichen.
Einheitlichkeit des Verfahrens
Das Wahlrecht zur Anwendung der Pauschalierung der Einkommensteuer ist einheitlich für alle innerhalb eines Wirtschaftsjahres gewährten Zuwendungen, mit Ausnahme der die Höchstbeträge nach § 37b Absatz 1 Satz 3 EStG übersteigenden Zuwendungen, auszuüben. Dabei ist es zulässig, für Zuwendungen an Dritte und an eigene Arbeitnehmer jeweils gesondert anzuwenden.
Die Entscheidung zur Anwendung der Pauschalierung muss im laufenden Wirtschaftsjahr, spätestens in der letzten Lohnsteuer Anmeldung des Wirtschaftsjahres der Zuwendung getroffen werden. Eine Berichtigung der vorangegangenen einzelnen Lohnsteuer-Anmeldungen zur zeitgerechten Erfassung ist nicht erforderlich.
Grenzen
Geschenke können maximal im Wert von 10.000 Euro pro Jahr und Empfänger erbracht werden.
Beispiele:
Beispiel 1
Ein Arbeitgeber schenkt seinem Mitarbeiter ein Fahrrad im Wert von 7000 Euro. Ansonsten erhält der Mitarbeiter im Betrachtungsjahr keine weiteren Geschenke.
Lösung
Der Wert des Geschenkes liegt sowohl einzeln betrachtet als auch in der Summe aller Geschenke unterhalb der 10.000 Euro-Grenze. Die Pauschalierung ist also möglich.
Beispiel 2
Ein Arbeitgeber schenkt seinem Mitarbeiter 3 Geschenke im Wert von je 4000 Euro im Betrachtungsjahr.
Lösung
Der Wert der einzelnen Geschenke liegt unterhalb von 10.000 Euro, weshalb eine Pauschalierung grundsätzlich in Betracht kommt. Allerdings kann nur ein Wert von 10.000 Euro pro Jahr pauschaliert werden, was dazu führt, das von dem dritten Geschenk nur noch 2000 Euro pauschaliert werden können. Der Rest von 2000 Euro muss individuell zu Lasten des Arbeitnehmers pauschaliert werden.
Beispiel 1
Ein Arbeitgeber schenkt seinem Mitarbeiter ein Auto im Wert von 16.000 Euro. Ansonsten erhält der Mitarbeiter im Betrachtungsjahr keine weiteren Geschenke.
Lösung
Der Wert des Geschenkes liegt oberhalb der 10.000 Euro-Grenze. Die Pauschalierung ist also nicht möglich.
Sozialversicherung
Während normalerweise pauschversteuerte lohnBestandteile automatisch beitragsfrei in der Sozialversicherung werden, gilt dies leider für nach § 37b EstG pauschalierte Geschenke nicht. Damit verliert der sogenannte Geschenke-Paragraf gegenüber den eigenen Mitarbeitenden, deren Einkommen unterhalb der Beitragsbemessungsgrenze liegt, erheblich an Bedeutung.
Auch Mobiltelefone, PCs, Tablets und dergleichen werden in der betrieblichen Praxis gerne im Rahmen der Motivation und/oder Mitarbeiterbindung an Arbeitnehmende übergeben. Im strengen Sinne handelt es sich dabei nicht um Geschenke im Sinne des Steuerrechts, sondern um sogenannte Überlassungen.
Wichtig ist für den Begriff der Überlassung, dass die bei vielen Mitarbeitenden heiß begehrten vor allem High-End-Geräte im Besitz (wirtschaftliches Eigentum) des/der Arbeitgebenden sein müssen.
Mit anderen Worten muss eine Rechnungsadresse des Arbeitgebenden auf dem Kauf-Dokument erkennbar sein und das Gerät im Anlagevermögen des Arbeitgebenden geführt werden.
Ob und wie weit das Gerät letztlich wirklich betrieblich genutzt wird, spielt somit überhaupt keiner Rolle!
Bei der oben genannten Form der Geräteüberlassung hat der Arbeitgeber das wirtschaftliche Eigentum. Es gibt jedoch auch eine alternative Regelung, bei der der Mitarbeiter das wirtschaftliche Eigentum erhält. In diesem Fall handelt es sich nicht mehr um eine Überlassung, sondern um eine Schenkung. Wie bereits erwähnt, will dann auch der Fiskus von diesem Geschenk profitieren, denn es handelt sich dann um einen geldwerten Vorteil.
Allerdings besteht hier die Möglichkeit, den Arbeitnehmer von der Abgabenpflicht zu befreien, in dem er die Lohnsteuerpauschalierung mit einem Steuersatz von 25% zulässt.
Beachten Sie abschließend, dass eine lohnSteuerpauschalierung mit 25 Prozent nur dann zulässig ist, wenn der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn Datenverarbeitungsgeräte unentgeltlich oder verbilligt übereignet (vergleiche § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 5 EStG).
Grundsätzlich war es nur möglich, solche Mobilfunkgeräte und deren laufende Vertragskosten dem Arbeitnehmer abgabenfrei zu überlassen, die sich im Betriebsvermögen des Arbeitgebers befinden. Bereits vom Arbeitnehmer selbst erworbene Geräte waren ausgeschlossen.
Dann kaufe ich eben meinem Mitarbeiter das Smartphone für 1 Euro ab, dachte sich ein findiger Arbeitgeber, und erstattet in der Folge die ca. 100 Euro monatlichen Vertragskosten abgabenfrei.
Dass dieses Verfahren zulässig ist, hat der Bundesfinanzhof im November 2022 höchstrichterlich gegen die Vorstellung der Finanzverwaltung entschieden. Und so funktioniert dies Schritt für Schritt:
Zusatzvereinbarung für den Arbeitsvertrag
Ergänzende Vereinbarung zum Arbeitsvertrag Handykosten
Der Arbeitgeber kauft das Mobilfunkgerät ………………. für 1 Euro vom Arbeitnehmer ab und überlässt es diesem anschließend zur uneingeschränkten Nutzung.
Der Arbeitgeber übernimmt die mit diesem Gerät in Verbindung stehenden monatlichen Kosten des Mobilfunkvertrags (Grundgebühr, Verbindungsentgelte oder auch Flatgebühr) in voller Höhe. (auch Teilübernahme möglich!)
Der Arbeitnehmer hat die Kosten des Mobilfunkvertrags durch Vorlage von Rechnungskopien nachzuweisen.
Eine Überlassung des Geräts an Dritte ist unzulässig, insbesondere der Verleih oder die Vermietung.
Der Arbeitgeber ist berechtigt, die Nutzung des Mobiltelefons kündigen, falls das Mobiltelefon infolge eines nicht vorhergesehenen Umstandes und aus dringendem betrieblichen Interesse benötigte wird oder falls der Arbeitnehmer das Gerät vertragswidrig gebraucht oder seine Sorgfaltspflichten betreffend Pflege und Wartung vernachlässigt.
Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses verpflichtet sich der Arbeitnehmer, das Mobiltelefon an den Arbeitgeber herauszugeben.
Auch Personen außerhalb des Arbeitgebenden- Radius können profitieren. Was einmal als VIP Logen Erlass begann ist heute eine komfortable Lösung, Geschäftsfreunde und oder deren Mitarbeitenden mit Sachgeschenken, Urlauben oder Eintrittskarten und vielem mehr zu beschenken. Die Regeln sind mit den Regeln der Geschenke an eigene Arbeitnehmende praktisch identisch, jedoch mit einer Ausnahme: Die Pauschalierung durch den Arbeitgebenden wirkt in diesem Falle beitragsbefreiend für die Sozialversicherung.
| Geschenk von Arbeitgeber A in Höhe von 8000 | Ehefrau des Arbeitgebers A | Mitarbeiter des Arbeitgebers A | Mitarbeiter des Arbeitgebers B |
|---|---|---|---|
| Pauschalierung nach § 37b EStG | Nein | Ja | Ja |
| Beitragsfreiheit SV | Nein | Nein | Ja |
| Geschenk von Arbeitgeber A in Höhe von 11000 | Ehefrau des Arbeitgebers A | Mitarbeiter des Arbeitgebers A | Mitarbeiter des Arbeitgebers B |
|---|---|---|---|
| Pauschalierung nach § 37b EStG | Nein | Nein | Nein |
| Beitragsfreiheit SV | Nein | Nein | Nein |
Was mit der Generation X begann, hat sich innerhalb der Generation Z zu einer prägenden Grundhaltung entwickelt. Zeit und Flexibilität sind in der individuellen Präferenzstruktur der unter 30-Jährigen wesentliche Faktoren. Die wesentlichen Aspekte sind damit:
Wer in den nächsten fünf bis zehn Jahren Fachkräfte gewinnen oder binden möchte, sollte den Faktor Zeit berücksichtigen. Im Idealfall gelingt es, die Vorstellungen der Mitarbeitenden mit den betrieblichen Rahmenbedingungen in Einklang zu bringen.
Allen vorgenannten Aspekten ist gemeinsam, dass Zeit angespart und zu einem bestimmten Zeitpunkt wieder „abgehoben“ werden kann. Die vielleicht extremste Form des Zeitmanagements ist die letztgenannte Wertguthaben- Vereinbarung:
Die Leitidee von Wertguthaben ist, dass Beschäftigte einen Teil ihrer Arbeitszeit oder einen Teil ihres Lohns längerfristig ansparen.
Von diesem Guthaben können sie später eine finanziell abgepufferte und sozialversicherungsrechtlich geschützte Auszeit vom Beruf nehmen, etwa für die Kindererziehung, die Pflege Angehöriger, für ein Sabbatical oder für Weiterbildungen.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, im Alter die Arbeitszeit zu reduzieren oder auch früher aus dem Beruf auszuscheiden, ohne eine Rente mit Abschlägen in Anspruch nehmen zu müssen.
Weitere Informationen können der Broschüre des BMAS entnommen werden: https://www.bmas.de/DE/Service/Publikationen/Broschueren/a861-1-wertguthaben-broschuere.html
Gerne berät das Team von lohnConsult hierzu.
Warum aber finden Sie nun diese Erläuterungen zum betrieblichen Arbeitszeitmanagement unter der Überschrift „Geschenke“?
Ganz einfach: So, wie Sie Ihren Mitarbeitenden zum Beispiel ein iPhone schenken können, so können Sie zum Beispiel Urlaubstage oder gar Wochen verschenken. Als Zeit sind diese bei Gehaltsempfängern komplett frei von lohnNebenkosten!
Der Trick besteht darin, die betrieblichen Bedürfnisse mit den Fähigkeiten des Mitarbeiters abzugleichen. Wenn Sie dem Koch eine Urlaubswoche schenken, während Sie die Küche renovieren, investieren Sie lediglich Zeit. Diese bleibt so lange kostenfrei, wie Sie die Zeit nicht im Rahmen einer Urlaubsabgeltung in Geld umwandeln.
Ein Mitarbeiterrabatt liegt vor, wenn ein Mitarbeitende für ein Produkt oder eine Dienstleistung, die sein Arbeitgeber üblicherweise an fremde Dritte verkauft, weniger bezahlt. Dieser Rabatt ist grundsätzlich als geldwerter Vorteil abgabenpflichtig, allerdings erst ab einem Wert von 1080 EURO pro Jahr.
Der Wert ist ein Freibetrag und keine Freigrenze! Das bedeutet im Falle einer Überschreitung, dass nur der überschreitende Betrag abgabenpflichtig wird. Zwei Beispiele zur Verdeutlichung:
Beispiel
Ein Koch isst in einem Kalenderjahr an 100 Tagen Speisen von der normalen Speisenkarte im Wert von 1000 Euro umsonst.
Ergebnis
Obwohl es sich hier grundsätzlich um einen geldwerten Vorteil handelt, bleibt dieser abgabenfrei, weil der Wert unterhalb der Rabattgrenze von 1080 Euro bleibt.
Abwandlung des Beispiels
Der Koch isst für 1200 Euro.
Ergebnis
Lediglich die Differenz von 1080 Euro zu 1200 Euro, also 20 Euro werden abgabenpflichtig.
Betrachtet man dieses Essensgeschenk aus der Perspektive der Mitarbeitenden, ergibt sich folgendes Bild: Ein Mitarbeitender gibt normalerweise monatlich etwa 100 Euro für Essen aus. Wenn er oder sie außerhalb des Betriebs isst, muss er oder sie dies von dem Nettolohn bezahlen und rund 200 Euro brutto dafür aufwenden. Bei einem Stundenlohn von 15 Euro entspricht dies fast zwei Arbeitstagen.
Rechtsgrundlage(n)
Seit dem 26. Oktober 2022 können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern eine steuer- und abgabenfreie Inflationsausgleichsprämie von bis zu 3.000…
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Dr. Diplom Betriebswirt Andreas Nastke leitet die Niederlassung in Freiburg. Er ist Gründer von lohnConsult und Fachautor für Steuer- und Sozialversicherungsrecht.
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Peter Magiera ist Leiter des Standorts Bonn.
Diplom Kaufmann Martin Nutt leitet gemeinsam mit Diplom Kaufmann Michaek Klischies die Filiale in Köln.
Diplom Kaufmann Michael Klischies leitet gemeinsam mit Diplom Kaufmann Martin Nutt die Filiale in Köln. Als Experte und Referent beriet er schon Unternehmen wie Eurovia AG oder Horizont.
